Para serem mais competitivos, pequenos negócios devem apostar em ferramentas adequadas às suas demandas
O mercado já mudou. Mas a sua empresa acompanhou essa mudança? Em um cenário onde grande parte das companhias, inclusive as pequenas, enfrentam pressões por evolução, a tecnologia é um fator fundamental para transformações dos modelos de negócios, competitividade e até sobrevivência de muitas delas.
A tecnologia já vem avançando em diversas esferas e fazendo com que a criação de valor se torne ainda mais essencial. Nos próximos anos, a tendência é que esse movimento seja mais intenso. Em um mundo dinâmico e cada vez mais imprevisível, as empresas que não se atualizam podem ser engolidas pela concorrência.
Por outro lado, foi-se o tempo em que ser uma pequena empresa significava estar em desvantagem ao lidar com tecnologia. A evolução das soluções tecnológicas disponíveis e a transformação digital permitem que as pequenas empresas tenham condições de ampliar seus níveis de produtividade, conquistar mais clientes e melhorar resultados sem gastar fortunas com tecnologia.
De acordo com a previsão da consultoria IDC, o aporte na transformação digital das empresas na América Latina deverá alcançar US$ 57 bilhões em 2020, representando 40% das despesas com TI. Embora o tema da transformação digital em uma organização seja recorrente, nem todos sabem por onde começar. A verdade é que não há apenas um caminho, uma fórmula pronta, tampouco um resultado único.
E para ajudá-lo nesse caminho, reunimos algumas tecnologias indispensáveis para as pequenas empresas. São soluções mais acessíveis e adaptáveis para a realidade do seu negócio, independentemente do ramo de atuação. Confira:
Automatização dos processos
Compras, vendas, controle de estoques, cadastro de clientes, consultas. São diversos os processos que podem ser simplificados e otimizados com a adoção de ferramentas de automação. Ao automatizar processos que, antes, eram manuais, ganha-se tempo, eficiência e se reduzem as falhas humanas.
Com a automação, cria-se um sistema automático de controle pelo qual os mecanismos verificam seu próprio funcionamento. No caso de um bazar, por exemplo, a plataforma registra entradas e as saídas, permitindo ver todos os detalhes do balanço e do inventário em um único lugar. Desse modo, você também consegue se antecipar e ver quais produtos estão em alta, quais estão acumulados no estoque e evita adquirir mais mercadorias que o necessário.
Já para o controle do fluxo de caixa, pode-se criar uma classificação de origem dos produtos. Assim, você sabe exatamente de onde saem as suas receitas e o que gera mais gastos. A automação também permite um controle fiscal para a prestação de contas de modo seguro, gerenciando a emissão de notas fiscais a partir de dados já cadastrados sem precisar digitar tudo novamente.
Plataforma de gestão de equipes
Como manter-se atualizado sobre o andamento das tarefas delegadas a diferentes colaboradores? Como minimizar gargalos da operação e otimizar o desempenho das suas equipes? As plataformas de gestão são a solução para isso.
Cada colaborador passa a visualizar as tarefas pelas quais é responsável diretamente na plataforma, bem como seus prazos e etapas. Todos os profissionais passam a ter mais clareza sobre as funções a serem cumpridas, enquanto os supervisores conseguem acompanhar mais de perto o andamento das atividades. Assim, todos ganham com uma gestão mais transparente e que permite uma visão macro do trabalho de toda a empresa.
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Comunicação
Por que gastar com chamadas de longa distância quando se pode conversar com clientes, fornecedores e colaboradores por videoconferências ou chamadas telefônicas pela internet?
Além de baratear o custo das ligações, essas soluções ainda permitem que várias chamadas sejam feitas de forma simultânea. Outra facilidade é o compartilhamento de documentos e exibição de telas durante a call. De forma simples, basta utilizar um computador em um ambiente com som controlado e um bom conjunto de câmera e microfone. Para equipes maiores, uma alternativa é tornar sua sala de reuniões um ambiente adaptado para soluções de videoconferências.
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Software integrado de gestão
Dando sequência à dica anterior, os programas de gestão, também conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), são softwares de planejamento dos recursos da empresa que integram todos os dados e processos a fim de organizar as informações em um único sistema.
Um dos grandes diferenciais dessa solução é gerenciar a informação com mais inteligência, sejam de finanças, contabilidade, recursos humanos, produção, marketing, vendas ou compras. Os dados são captados, registrados, armazenados e processados de forma que os gestores e demais colaboradores podem utilizá-los com mais eficiência no dia a dia. Esses sistemas permitem acompanhar a visão global dos negócios, além da diminuição de retrabalho.
Computação na nuvem
Dê adeus ao pen drive e ao HD externo. Todos os dados da sua empresa devem ser salvos na nuvem, ou seja, em servidores online que armazenam arquivos, documentos e informações. Além de permitir o acesso de qualquer lugar, também é mais seguro do que os métodos “tradicionais”, ao evitar que arquivos sejam corrompidos, apagados sem querer ou que o disco possa queimar.
Se o seu receio é em relação à proteção contra hackers, pode ficar tranquilo. Os principais servidores garantem a segurança de seus dados com diversas barreiras contra invasões, além de contar com uma equipe dedicada à segurança e gestão da nuvem. A manutenção também fica por conta do fornecedor, tirando dos seus ombros essa preocupação.
Os benefícios não se restringem à segurança e facilidade de acesso aos dados. A nuvem possibilita que diversos softwares sejam utilizados a distância, dispensando o investimento em licenças e servidores caros. Os serviços são adaptáveis às necessidades da sua empresa, ou seja, maior custo-benefício para a sua operação e menos burocracia na hora de solicitar upgrades ou mesmo de cancelar o serviço.
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